To read this article in English please click this link
বড় প্রজেক্টের ক্ষেত্রে যোগাযোগের বিষয়টিও পূর্বপরিকল্পিত হতে হবে এবং কার্যকর ভাবে বাস্তবায়ন করতে হবে। অবস্থার পরিপ্রেক্ষিতে এই পরিকল্পনা পর্যালোচনা এবং পরিবর্তন করা যেতে পারে। সারকথা:-
* যোগাযোগ খুবই সুকৌশল এবং বিচক্ষণতার সাথে করতে হবে।
* সংকলন, প্রেরণ, সংরক্ষণ ও বিতরণ সংক্রান্ত কাজ এবং প্রজেক্টের যাবতীয় রেকর্ড সংরক্ষণ করতে হবে।
* কি ব্যাপারে, কার সাথে, কতটুকু বিরতিতে এবং ঠিক কোন সময়ে যোগাযোগ করা তা আগেই নির্ধারণ করতে হবে।
মাশরুম প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট:
নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে সময়মত ঠিক তথ্য প্রেরণ করার চাইতে নিয়মিত বিরতিতে এজেন্টের অগ্রগতি পরিদর্শন করাটাই শ্রেয় যেখানে সবাইকে সবকিছু জানানো হবে না।
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনায় কিছু লক্ষণীয় বিষয়ঃ
* যোগাযোগ পরিকল্পনা
* বাস্তবায়ন (তথ্য বিতরণ)
* তদারকি এবং নিয়ন্ত্রন (পারফরম্যান্স রিপোর্ট এবং বিনিয়োগকারীদের সাথে আলোচনা)
উক্ত কাজগুলির মাধ্যমে বিনিয়োগকারীদের সাথে যোগাযোগ করলে তা সংশয় কমাতে সাহায্য করে এবং কর্মীদের উৎসাহিত করে।
প্রজেক্ট ম্যানেজারের কাজ: বেশিরভাগ ক্ষেত্রে যোগাযোগ এমনকি তা মোট সময়ের ৯০ শতাংশ হতে পারে যার অর্ধেক হবে টিমের সদস্যদের সাথে।
আরও কিছু বিষয়ঃ
* পরিকল্পনা (যোগাযোগ পরিকল্পনা)
* ফলাফল (যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনা)
* বিরতির পরিমাণ
* মাধ্যম/ধরন যেমন ই-মেইল, ওয়েব, মিটিং ইত্যাদি
* কোন কোন তথ্য
* কার সাথে
এ পরিকল্পনায় বেশ কিছু বিষয় প্রভাব ফেলে যেমন ব্যবসায়িক পরিবেশ, প্রাতিষ্ঠানিক সম্পত্তি এবং মূল প্রজেক্টের পরিকল্পনা।
প্রয়োজনীয় সরঞ্জামঃ
যোগাযোগের মাধ্যম: যোগাযোগ কিভাবে হবে তা নির্ধারণ করুন। n সংখ্যক লোক n(n-1)/2পন্থায় যোগাযোগ করতে পারে। এর মাধ্যমে একটি ছোট দল গঠন করা যেতে পারে। কিছু ক্ষেত্রে অফিসিয়াল চ্যানেলের ব্যবহার গুরুত্বপূর্ণ। বিভিন্ন প্রযুক্তি যেমন ভিডিও কনফারেন্স, নেট মিটিং ব্যবহার করা যেতে পারে।
যোগাযোগ ব্যবস্থার পরিকল্পনা:
-তথ্য সমূহ কাকে প্রদান করা হচ্ছে?
- কোন কোন তথ্য প্রদান করা হচ্ছে?
- কার মাধ্যমে প্রদান করা হচ্ছে?
- কোন প্রক্রিয়ায় প্রদান করা হচ্ছে?
- কতক্ষণ পর পর?
বাস্তবায়ন(তথ্য প্রদান):
যোগাযোগের আদর্শ উপায়ঃ
* ঠিকভাবে শ্রবণ
* মতামত প্রদান
* পারিভাষিক ভাষা ব্যবহার
যোগাযোগের উপায়:
* নিয়মতান্ত্রিক এবং অনিয়মিত লিখিত পদ্ধতি
* নিয়মতান্ত্রিক এবং অনিয়মিত মৌখিক পদ্ধতি।
তদারকি এবং নিয়ন্ত্রণঃ
দ্রষ্টব্যঃ এখানে প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সংক্রান্ত যাবতীয় তথ্য PMI এবং PMBOK অনুযায়ী সংকলিত।
